5Sを活用して効率アップできるオフィス作りを 5Sのメリットについて徹底解説
こんにちは、オフィスモメンバーの柳田です！
職場環境をよりよく維持・改善していくための活動として話題になっている「5S」。5Sを行うことによって仕事の効率をアップさせ、チーム力も高めることができると言われています。
しかし、「5Sを活用して効率アップできるオフィス」を作るためには、どうしたらよいのでしょうか。
この記事では、オフィスに5Sを取り入れたいとお考えの方に向けて、5Sのメリットについて徹底解説していきたいと思います。
そもそも5Sとは
そもそも「5S」とは、仕事環境の整理整頓が特に重視される製造業やサービス業の現場で掲げられているスローガンのことです。
5Sを意識することで、仕事環境の整備と現場の美化の維持が可能になると言われていて、次の5つの言葉の頭文字をとって「5S」と名付けられています。
- 整理
必要なものと不要なものをハッキリと分けて、不要なものを捨てることです。
- 整頓
整理によって残った必要なものを規則正しく配置し、誰にでもわかりやすく置くことです。
- 清掃
整理・整頓によってつくられた、必要なものが適切な場所にある状態を保つことです。
- 清潔
汚れのない綺麗な状態を維持することで、「整理・整頓・清掃（3S）」が維持できている状態です。
5.しつけ
職場のルールや規則を守り、習慣化することです
オフィスにおける５Sのメリットとは
整理のメリット
オフィスに要らないものが多いと、仕事の邪魔になったり、不用な間違いを誘発したりします。また、保管や保存をするために、不要なコストも発生します。整理では、要るものと要らないものを区別して要らないものを処分できるので、このような問題を解決することができます。
整頓のメリット
ものの置き場が決まっていないと、必要なものがすぐに使えないので、効率が悪くなってしまいます。しかし、整頓をすることで、要るものを使いやすい場所に、使いやすいようにきちんと置くことが可能になります。すると、必要なものを探す時間を短縮でき、効率よく作業を行うことができるようになります。
清掃のメリット
清掃しないでごみがある状態では不衛生ですし、オフィスの見た目も悪くなります。しかし、清掃をすることで、常に要るものだけを管理でき、使いやすい状態に置かれているようにすることができます。清掃は一度行ったら終了するイメージがありますが、継続していくことで、整理・整頓された状態を維持していくことができます。
清潔のメリット
清潔とは、衛生管理が行き届いて、病原菌などが発生・増殖しにくい状態を指します。しかし、本来は文化的な観念とも深く結び付いていて、基本的にはきちんと整理され秩序立った状態のことをいいます。清潔な状態に慣れるとそこから外れたときに違和感を持てるので、異常を早期に発見して問題を未然に防ぐことが可能になります。
しつけ
「しつけ」と聞くと、悪いことをさせないための制約的なイメージが強いかもしれません。しかし、5Ｓの場合の「しつけ」とは、職場のルールや規律を守り習慣づけることです。悪いことをさせないのではなく、良いことを習慣化させ定着させることで、従業員間の競争力が高まり企業の成長につながります。
オフィスへの5Sの取り入れ方
5Ｓは、ただ実行すればよいというわけではありません。整理から順番に行っていくことで効果を発揮します。まず、整理整頓を成功させるコツは片付けを習慣化することで、オフィスレイアウトによっても実現することができます。
いらないものを捨てる
いるものといらないものを分ける基準を明確に決め、いらないものを処分します。
すでに使えなくなった道具や、保存の必要性がない書類などを廃棄します。保管の義務がある書類は、専用のファイルやボックスで管理します。また、個人情報が記載された書類や資料は、シュレッダーにかけて処分しましょう。
いるものを適切な場所に置く
仕事に必要な「いるもの」である資料や道具を、適切な場所に置きましょう。
使用頻度の高い備品は、専用のケースなどを準備して、手元に近い場所に置きましょう。また、書類はファイルボックスなどの事務用品で管理すると、探す手間が省けて効率的です。職場のメンバーと共有して使用する備品については、全員が見つけやすく取り出しやすい保管場所を決めて管理するようにしましょう。
まとめ
オフィスとはあまり関連がなさそうな5Sですが、5Sにはメリットがたくさんあります。5Sの考え方をオフィスレイアウトに取り入れることで、効率よく働けるオフィス作りを成功できます。5Sを継続して行えるオフィス作りは簡単なことではありませんが、ポイントを押さえることによって実現させることは可能になります。
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